エンジニア オンボーディングの改善取り組みの紹介

エンジニアリングマネージャーの常松です。

最近のRettyは定期的に新しいメンバーが入ってくる状況にあります。 新メンバーに能力を少しでも早く発揮してもらえるよう、オンボーディングの改善に取り組んでいます。

上記は6/13に開催されたEngineer Onboarding Meetup #1で、VPoEの小迫が登壇した際の資料です。

オンボーディングとは

企業が新たに採用した人材を職場に配置し、組織の一員として定着させ、戦力化させるまでの一連の受け入れプロセス

を意味します。

誰に聞いたら良いのかという「人の課題」、前提とするべき知識が揃っていない「情報の課題」、会社・部門からの期待値とずれがある「カルチャーの課題」に対し、全社・部門・個人で行っている具体的な施策を勉強会では紹介しました。

本記事では2019年6月に入社した自分が実際に体験したオンボーディングプロセスの紹介と、その後に始めた新しい取り組みを紹介します。

自分が体験したオンボーディングプロセス

入社時研修

これはエンジニアに限らない、全社の取り組みです。 入社したメンバは会社のビジョン、各部門のミッション、全社の行動規範 RettyWayを社長・部門長から説明してもらい、研修の最後に発表を行います。

発表は下記を含める構成となっており、自分の言葉で説明することで理解が深まる仕掛けとなっています。

  • ビジョン/Retty Wayの位置づけ/各Retty Wayについての解釈
  • 会社の各プロジェクトの理解(全体と各プロジェクトの関連付け)
  • Rettyの改善ポイント

現在のRetty Wayは「User Happy」「Breakthrough」「All Done」の3つです。 「どういう意味が込められているのか」、「自分の業務においてRetty Wayの発揮とはどういうことか」を限られた時間内で深く考える機会を持ったことで、会社のカルチャーにいち早く馴染むことができたように感じています。

Retty Wayに興味を持った方は最新版の紹介ページ、および制定の経緯もご覧ください。

毎日の1on1

マネージャー・エンジニアリングマネージャーとメンバーの間でよく1on1が行われていますが、これを入社後しばらくの間、毎日行いました。 最初のうちは教えてもらったり、打ち合わせに参加しても消化不良で「何が分からないのか分からない」ということがおきがちです。 毎日1on1があることで生じた疑問をすぐに解消でき、早い時期に前提とすべき知識レベルを揃え、会社・組織・チームの問題意識を意識できるようになりました。

またマネージャー・エンジニアリングマネージャーと頻繁に会話する機会を持つことで、相談しやすい雰囲気が醸成できたと感じています。 自分の記録を振り返ると入社後2週間は毎日30分、その後の3週間は週2回30分で1on1を実施していました。

オンボーディングプランの作成

入社後1〜2週間内にKaizen Platformで行っているOnboardingプロセス - Kaizen Platform 開発者ブログで紹介されているオンボーディングプランを作成しました。 これは下記のフォーマットを埋めることで「1. 会社と本人の間で期待や目標をすり合わせる」、「2. 入社して能力を発揮できるようになった姿を明確にしてもらい、そのためのチェックポイントや具体的なアクションを洗い出す」ことを狙ったものです。

## Rettyで私が目指したいこと(半年)

### 会社(上長)からの期待
・・・

### Rettyで私が目指したいこと
・・・

---
## Rettyで私が目指したいこと(一年)

### 会社(上長)からの期待
・・・

### Rettyで私が目指したいこと
・・・

---
## 3ヶ月後の目標
1. AAA
2. BBB
3. CCC

## 3ヶ月後の目標達成に向けての施策
### 1について
* やること
    * XXX
    * YYY
* 達成条件
    * ZZZ
### 2について
* やること
* 達成条件

---
## 1ヶ月振り返り
・・・

## 2ヶ月振り返り
・・・

## 3ヶ月振り返り
・・・

Kaizen Platformさんのフォーマットから変えたところとして「私が目指したいこと」を記入しやすくするため、「会社(上長)からの期待」を先に記入して本人に渡しています。 記入者は一番明確に書けるはずだ!ということで採用時の決定者(推薦者)としました。

私はちょうど3ヶ月の振り返りが終わったところです。 入社して勝手がわからない状態で作ることは大変ではありましたが、1ヶ月・3ヶ月・半年・1年といった単位で事前に「あるべき状態」を明確にしておくことで、目標に対しての進捗がわかるようになり非常に有意義な取り組みでした。

新しい取り組みの紹介

キャッチアップ資料のメンテナンス

ここからは私が入社後に始めた新しい取り組みの紹介です。

会社のルール、プロジェクトの共有情報、ソフトウェアの設計・仕様といった業務に情報は社内で共有されていましたが、作られた時期が古くメンテナンスされていなかったり、置き場所がバラバラだったりして見通しが悪くなっていました。 そこで情報の適切な置き場所を用意し、古い情報のメンテナンスを始めました。

最初に着手したのは下記の2つです。

  • 社内用語集の作成
  • システム構成図の作成

作成にあたって過去にまとめられた資料を教えてもらったり、改めて関係者にヒアリングを行ったりしましたが、整理しまとめなおすことで既存のメンバも知らなかった事項が明らかになることもあり、情報を適宜まとめて共有することに価値があると実感しました。

また最初の1回だけ必要なセットアップやシステムの設定も情報のまとめ場所がなかったため、Atlassian Confluenceに「新しい人が来たら」ページを作成し、下記の内容を記載しました。

  • 必要なサービスアカウントの一覧と、社内での申請方法
  • 開発に関連するSlackチャンネル一覧
  • 目を通して欲しいドキュメント一覧

特定の人や部門がメンテナンスを続けていくことは負荷がかかるため、今後入社してくるメンバも巻き込み継続的にメンテナンスしていく予定です。

上司のオンボーディング

こちらは先のEngineer Onboarding Meetup #1で紹介されていた上司のオンボーディングというワークショップです。 オンボーディングというとメンバーにばかり視線がいきがちですが、他部門や他社からマネージャーが来ることも確かにあり、能力発揮に時間を要するのも同じ問題があります。 ちょうど他社から転職してきてエンジニアリングマネージャーとなった自分にぴったりの状況だと思い、メンバーにお願いして時間を割いてもらって実施しました。

メンバーが話し合っている間、外で待っているのは結構ドキドキしましたが、その後に寄せられた要望は「エンジニアのタスク把握、負荷調整」「他部門・他チームとの窓口」「働きやすい環境づくり」「1on1の実施、キャリア相談」といった一般的なエンジニアリングマネージャーに求められる責務が多く、メンバーと自分の期待がずれていないことが確認できました。

また自分がどういう経歴を歩んできて、どういう期待を受けてRettyに入社し、どういう考えでマネージメントを行うのかを知ってもらった方が良いだろうということで下記をメンバーに共有し見れる状態にしました。

  • 選考時にRettyに提出した職務経歴書
  • 入社してから作成したオンボーディングプラン
  • 以前から書いていたmanager-readme

私にとってもメンバーにとっても初めての試みでしたが、ドキュメントとして残る形で相互の期待ややるべきことが言語化できたのはとてもよかったと感じています。 実際にメンバーからもmanager-readmeのように方針が文書化されているのはわかりやすくて良いといったフィードバックがありました。

おわりに

どうしても入社して時間が経つと自分がキャッチアップで苦労したことは忘れてしまいがちです。 今後もメンバがいち早く能力を発揮できる環境づくりを進めていきます。

Rettyでは一緒に働く仲間を探しています。

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